برای تدوین پایان نامه، یک گزارش بلند یا یک کتاب، نیاز دارید که فهرست بندی در ورد را یاد بگیرید. نرم افزار Word محصول شرکت Microsoft بدون شک برای صفحه آرایی و اسناد متنی یکی از قوین ترین ابزار محسوب می شود.
گام اول: سطح بندی مجموعه ها
ابتدا لازم است مشخص کنید چند سطح کلی مجموعه دارید. به عنوان مثال در پایان نامه:
سطح اول مربوطه به «عنوان فصل» می شود
سطح دوم «بخش های اصلی فصل»
سطح سوم «زیر مجموعه بخش ها»
و در صورتی که زیرمجموعه ها هم دارای عناوین جداگانه باشند، می توانید آن ها را هم در سطح بندی در نظر بگیرید یا صرف نظر کنید.
گام دوم: انتخاب تیترها و Heading سازی آن ها
در این مرحله، ابتدا تیتر مورد نظرتان را کاملاً انتخاب (Highlight) کنید. سپس از سربرگ Home، به قسمت Styles رفته و روی استایل مورد نظر کلیک کنید. طبیعی است اولین تیتر شما به عنوان تیتر مجموعه بالاتر، Heading 1 خواهد بود:
همانطور که در تصویر هم مشاهده می کنید، پس از اینکه عملیات انجام شد، هنگامی که روی تیتر مورد نظر می رویم، ضمن آنکه رنگ و اندازه آن تغییر کرده است، Heading 1 نیز نمایش داده می شود:
سپس در صورتی که تیتر مذکور، دارای زیر مجموعه هایی هم باشد، تیتر زیر مجموعه ها را انتخاب می کنیم و از Heading 2 برای نشانه گذاری آن ها استفاده خواهیم کرد:
و همین کار را برای سایر تیترهای زیر مجموعه انجام می دهیم.
همانطور که در تصویر زیر مشاهده می کنید، عنوان بخش اصلی بعدی «رویدادهای سازمان در ایران» است که به عنوان Heading 1 نشانه گذاری می شود و عنوان زیرمجموعه اول این بخش، «جشنواره دانشجوگرافی» که Heading 2 خواهد شد:
گام سوم: انتخاب و اعمال فونت برای Heading ها
زمانی که با نرم افزار Word شروع به نوشتن فارسی می کنید، به صورت پیش فرض فونت Arial برای شما انتخاب می شود. هرگز از این فونت برای کار نهایی خود استفاده نکنید! چرا که مخاطب یا فرض می کند شما دانش استفاده از فونت های فارسی را نداشته اید و یا گمان می برد که نسبت به استاندارد بودن کار خود بی توجه بوده اید!
هنگام استفاده از Heading ها هم این اتفاق می افتد و فونت پیش فرض شما به فونت Arial تغییر می کند. می توانید در ابتدای کار فهرست گذاری (یا انتهای آن) نسبت به تغییر این فونت های پیش فرض و اعمال آن برای تمام Heading ها اقدام کنید.
۱ – یکی از تیترهای نشانه گذاری شده را انتخاب کنید.
۲ – فونت آن ها را مطابق آنچه می خواهید (یا دستورالعمل دانشگاه یا مجله در رابطه با تدوین پایان نامه یا مقاله) تغییر دهید.
۳ – روی Heading مربوطه کلیک راست کنید، از پنجره باز شده روی گزینه Update Heading to match selection کلیک کنید تا این تغییر برای تمام تیترهای Heading مربوطه اعمال شود.
گام چهارم: ایجاد فهرست
پس از نشانه گذاری تمام تیترها و زیرمجموعه های آن ها، نوبت به ایجاد فهرست می رسد. برای ایجاد فهرست، نخست به صفحه ای از فایل خود بروید که می خواهید فهرست در آنجا درج شود و کلمه فهرست را با فونت مورد نظر خود تایپ کنید.
سپس، به سربرگ References رفته، روی گزینه Table of Contents کلیک می کنیم و گزینه Automatic Table 1 را انتخاب می کنیم.
در این مرجله، فهرست ما به صورت اولیه ایجاد می شود.
نکته ۱: تغییر فونت فهرست
پس از آنکه فهرست ایجاد شد، می توانید تمام متن آن را انتخاب کرده و فونت را متناسب با نظر خود (یا استانداردهای ابلاغ شده) تغییر دهید.
نکته ۲: فارسی سازی اعداد فهرست / به روز رسانی شماره صفحات
در صورتی که پس از ایجاد فهرست، اعداد آن فارسی نبودند، یا در صورتی که پس از ایجاد فهرست مطالبی به محتوای داخلی متن شده اضافه شد (بدون آنکه تیترها تغییری کنند) روی فهرست کلیک راست کنید، گزینه Update Field را انتخاب و روی گزینه Update Page numbers only کلیک کنید.
نکته ۳: تغییرات تیترها یا اضافه شدن به آن ها
در صورتی که متن هر یک از تیترهای درج شده در فهرست تغییر کند یا تیتری اضافه یا حذف شود، نیاز دارید که فهرست را به صورت کلی به روز رسانی کنید. برای این کار، روی فهرست کلیک راست کنید، گزینه Update Field را انتخاب و روی گزینه Update entire table کلیک کنید. البته ممکن است بعد از انجام این کار، در برخی مواقع، فونت فهرست شما عوض شود که نیاز است «نکته ۱» را مجدد انجام دهید.
تصاویر این آموزش، با استفاده از نرم افزار Lightshot تهیه شده اند که آموزش استفاده از آن در همین وبلاگ قابل مشاهده است.
