وبلاگ سازمان بین المللی دانشگاهیان

چگونه یک سمینار قابل قبول تهیه و ارائه دهیم

ساختار يک سمينار,

يک سمينار خوب داراي بخشهاي زير است.

  • مقدمه

بيان کنيد سمينارتان درباره چيست.

مسئله را به اختصار تعريف کنيد.

  • انگيزه

توضيح دهيد که چرا اين موضوع را انتخاب کرده ايد.

بگوييد که موضوع تحقيق شما از چه جهت جالب و مفيد است.

  • تاريخچه

بگوييد ديگران در حل اين مسئله تا چه حد پيش رفته اند.

نشان دهيد که ديگران مسئله مورد نظر شما را حل نکرده يا به روش شما حل نکرده اند.

  • دستاورد

یافته های خود را راجع به مسئله مورد نظر بطور اختصار ارائه دهيد.

روش شما داراي چه ويژگي‌هايي است و چرا به جواب مناسب منجر مي شود ‌.

جزئيات را در حد مناسب با در نظر گرفتن وقت توضيح دهيد.

‌یافته هاي خود بطور مشخص جدا کنيد.

  • جمع بندي

  1. خلاصه آنچه را که گفتيد بيان کنيد.
  2. اگر تحقيق شما در حال پيشرفت است، بيان کنيد که در چه مرحله ای هستید‌ چه مراحلي را در پيش داريد
  3. شايد کسي پيشنهاد مفيدي به شما بکند.
  4. اگر تحقيق شما به پايان رسيده، مسائل باقي مانده اي را که در راستاي تحقيق شماست نشان دهید‌
  5. شايد کسي در جستجوي مسئله اي جديد باشد.
  6. به تناسب وقت و نوع سمينار و نيز نوع مخاطبان، ممکن است بخشهايي از سمينار کم رنگتر از بخش‌هاي ديگر ارائه شود.

 

 

چگونه سمینار قابل قبول ارائه دهیم

اخلاق ارائه سمينار

  • رعايت ادب و احترام:

نسبت به حاضرين که با حضور خود به نظرات شما احترام گذاشته اند‌

نسبت به دعوت کنندگان که کار شما را ارزشمند شمرده اند‌

نسبت به محققاني که نظرشان را مورد بررسي و نقد قرار مي دهيد.

نسبت به افرادي که در پيشرفت تحقيق شما سهمي داشته اند ‌

  • رعايت صداقت و فروتني:

هنگامي که اهميت مسئله خود را بيان مي کنيد ‌

زماني که از اهميت يافته هاي خود سخن مي گوييد ‌

هنگامي که مزايا و معايب کار خود را بر مي‌شماريد ‌

وقتي که از حاضرين انتقاد (بجا يا نابجا) مي شنويد ‌

هدف در سمينار

  • در ارائه سمينار، هدف :

  1. فايده رساندن و فايده بردن از ارائه مطالب
  2. ايجاد زمينه برخورد افکار و همکاري علمي
  3. ايجاد انگيزه در ديگران براي مطالعه مقالات شما
  • در ارائه سمينار، هدف نيست:

  1. ارائه تمام جزئيات يک مسئله
  2. ارائه تمام آنچه را که شما درباره يک موضوع خاص ميدانيد.
  3. به تحسين واداشتن ديگران در مقابل هوش و استعداد خودتان

 

ماه‌ها قبل از ارائه

  • بايد انجام دهيد:

  1. مطالعه کافي پيرامون مسئله مورد نظر
  2. تفکر فراوان در جهت پيدا کردن راه حل مناسب
  3. زحمت زياد براي نشان دادن درستي و يا بهينه بودن راه حل
  4. اهتمام بسيار براي نوشتن دقيق، منظم و شفاف يافته ها
  5. حالا حرفي براي گفتن داريد که احتمالاً ديگران به شنيدن آن علاقمندند.
  • نوع سمينار شما کدام است؟

  1. گزارش پيشرفت تحقيق
  2. شامل نتايج تا کنون و موانع موجود
  3. ارائه مقاله در کنفرانس تخصصي
  4. شامل يک يا دو نتيجه تثبيت شده
  5. پيشنهاد موضوع رساله
  6. شامل بررسي تحقيقات ديگران و نشان دادن اينکه موضوع پيشنهادي مسئله ايست حل نشده و مورد توجه اهل فن
  • دفاع نهايي از رساله

شامل ارائه خلاصه تمام نتايج بدست آمده و نشان دادن اينکه به اهداف مقرر رسيده ايد ‌

ارائه دستاوردهاي گذشته در مصاحبه استخدام

  • مدت ارائه

بسته به نوع سمينار مدت زمان ارائه متفاوت است.

همواره از مدت زمان اختصاص داده به شما مطلع شويد.

عنوان و محتواي سمينار خود را با توجه به مدت انتخاب کنيد.

  • مخاطب شما کيست؟

نوع مخاطبان خود را بشناسيد.

افراد خبره در رشته مورد نظر؟

افراد متخصص در رشته هاي مختلف؟‌

مديران اجرائي؟

دانشجويان در رشته مورد نظر؟

دانشجويان در رشته مختلف؟

بسته به نوع مخاطبان، زبان و نحوه ارائه شما فرق خواهد کرد.

 

هفته قبل از ارائه

  1.   نمايه (اسلايد) هاي خود را با توجه به مخاطبان خود تهيه کنيد.
  2. لغات و اصطلاحات قابل درک بکار ببريد.
  3. حوصله شنونده را در نظر گرفته به ميزان مناسب وارد جزئيات شويد.
  4. با بکار بردن شکل و مثال در جاي مناسب به درک شنونده کمک کنيد.
  5.   سمينار خود را در تنهايي و سپس در حضور دوستان تمرين کنيد.
  6. اشکالهاي ارائه خود را مشخص کرده رفع کنيد.
  7. تعداد نمايه و مدت مناسب نمايش هريک را بدست آوريد.

روز قبل از ارائه

بارها ارائه خود را تمرين کنيد، ولي جملات را حفظ نکنيد.

آخرين تصحيحات را انجام دهيد.

کليه اغلاط نوشتاري را حذف کنيد.‌

اشتباهات هرچند کوچک نشانه بي دقتي شما، که صفتي منفي است، تلقي خواهد شد.

از دوستي بخواهيد که نمايه هاي شما را به دقت به منظور تصحيح بخواند.

از فايل ارائه خود چند نسخه پشتيبان تهيه کنيد و در روز ارائه به همراه داشته باشيد.

شب قبل از ارائه، خواب و استراحت کامل داشته باشيد تا روز بعد در بهترين وضعيت روحي باشيد.

 

ساعت قبل از ارائه

حتماً حتماً حتماً محل سمينار را بررسي و تجهيزات ارائه را امتحان کنيد.

در غير اين صورت، تقريباً مطمئن باشيد که با اشکالي غير منتظره مواجه خواهيد شد.

اگر در شروع ارائه، تجهيزات درست کار نکند روحيه شما تضعيف و وقت حاضران تلف خواهد شد. از اين امر جداً پيشگيري کنيد.

 

 

در زمان ارائه

با لباسي مناسب و ظاهري آراسته در مقابل حاضرين قرار بگيريد.

چهره اي آرام و مطمئن نشان دهيد.

در شروع، در جايي که احتياج به معرفي داريد، خود، دانشگاه خود و همکاران خود را (اگر کار مشترک است) معرفي نماييد.

روي صندلي ننشينيد. روبروي حاضرين ايستاده به آنها نگاه کنيد.

مانع ديدن تخته يا پرده نمايش نشويد.

با عذر خواهي شروع نکنيد.

مثلاً ”از اينکه وقت شما را مي‌گيرم پوزش مي‌خواهم.“

 

  1. شتابزده حرف نزنيد و کلمات را واضح ادا کنيد.
  2. از روي نمايه ها نخوانيد. جملات از قبل حفظ شده نگوييد.
  3. به موضوع فکر کنيد. زبان، افکار شما را بطور طبيعي دنبال خواهد کرد.
  4. صداي خود را طوري تنظيم کنيد که به دورترين فرد برسد.
  5. در سالن بزرگ از ميکروفن استفاده کنيد.
  6. بطور مبهم يا نجوا گونه سخن نگوييد.
  7. وارد بحث دو طرفه با يکي از حاضرين نشويد.
  8. از اشاره‌گر جهت اشاره به شکلي که در باره آن صحبت مي کنيد استفاده کنيد.
  9. ترجيحاً از اشاره گر چوبي يا فلزي استفاده کنيد ‌ دنبال کردن نوع نوري (ليزري) براي چشم خسته کننده است.
  10. از دائماً حرکت دادن بيجاي بدن يا اشاره گر بپرهيزيد.‌
  11. ولي خشک و بي حرکت نيز نباشيد.
  12. در صداي خود، شور و علاقه به موضوع را برسانيد.
  13. با صوت يکنواخت سخن نگوييد زيرا توجه حاضرين را از دست مي دهيد.

 

 

 

در پايان ارائه

در خاتمه، صحبت‌هاي خود را با جملاتي شفاهاً جمع بندي کنيد.

ختم ارائه را به وضوح با جمله اي اعلام کرده منتظر سئوالات بمانيد.

مثل: صحبت من به پايان رسيد”از توجه شما متشکرم

”ارائه من به پايان رسيد. با تشکر از وقت شما، آماده پاسخ گوئي به سئوالات هستم.“

 

رعايت وقت

در زمان ارائه، محدوده وقت را اکيداً و جداً رعايت کنيد.

با خارج شدن از وقت، از حوصله حاضرين نيز خارج مي شويد.

حاضرين براي وقت خود برنامه ريزي کرده اند ‌ احترام به وقت ديگران شرط ادب است.

ممکن است ارائه کننده بعدي را در تنگناي زماني قرار دهيد.

لذا مکرراً به ساعت نگاه کنيد.

براي کوتاه کردن ارائه در حالتي که وقت کم آورده ايد ‌ طرح قبلي داشته باشيد

.

در زمان پرسش و پاسخ

اجازه بدهيد گوينده سئوال خود را کامل کند. صحبت او را قطع نکنيد.

پس از شنيدن کامل سئوال بهتر است آنرا براي حاضرين (در صورت لزوم به بيان مناسبتر) تکرار کنيد تا:

هم خود و هم سئوال کننده از درک درست آن اطمينان حاصل کنيد.

ديگر حاضرين نيز بهتر متوجه سئوال و جواب آن شوند.

در صورتيکه جواب طولاني يا از علاقه و حوصله حاضرين خارج است، پاسخ کامل را به بعد از جلسه موکول کنيد.

در زمان پرسش و پاسخ  (ادامه)

پاسخ دادن با لحن تهاجمي يا تدافعي نشانه ضعف تلقي مي‌شود.

اگر پاسخ سئوالي را نميدانيد جمله ”نميدانم ولي ميتوانم جواب شما را بعدا پيدا کنم“ بسيار بهتر از تقلاي بيهوده و دادن جواب غلط است.

  • محتواي نمايه ها

  1. هر نمايه (اسلايد) را به بيان يک يا دو نکته اختصاص دهيد.
  2. نمايه ها بايد سير منطقي روان و مناسبي را دنبال کنند.
  3. حين تمرين سير منطقي بهينه را پيدا کنيد.
  4. در هر نمايه، تعداد خطوط نوشته را بسيار محدود کنيد.
  5. خلاصه نويسي کنيد.
  6. پاراگراف ننويسيد.
  7. از کپي کردن و چسباندن ها خودداري کنيد cut and paste نوشته و فرمول از مقالات در نمايه ‌

 

 

 

 

در بيان هر نکته در صورت امکان از شکل و نمودار استفاده  کنيد.

شکل از نوشته گوياتر است.

اما از شکلهاي بدون کيفيت استفاده نکنيد.

شکلهاي اسکن شده معمولاً بدون کيفيت اند ‌

در جاي مناسب، از مثالهاي ساده و گويا بهره بگيريد.

در نتيجه حاضرين صحبت شما را راحتتر دنبال خواهند کرد.

چند نمايه فرعي که برخي از جزييات را بهتر نشان دهد آماده کنيد.

‌ نمايه هاي فرعي را تنها در صورت لزوم نشان دهيد.

مثلاً در زمان پرسش و پاسخ

يا در صورت اضافه آوردن وقت و علاقه حاضرين

عبور سريع و بدون توضيح از روي نمايه ها آزاردهنده است ‌

نمايه هاي فرعي را پس از آخرين نمايه اصلي (نمايه پاياني) قرار دهيد.

ظاهر نمايه ها

  1. از فونت درشت و خوانا (نظير اين) استفاده کنيد.
  2. از فونت ريز (مثل اين) اکيداً اجتناب کنيد..
  3. در استفاده از رنگ افراط نکنيد.
  4. بعضي از رنگها در روي پرده متفاوت يا محو بنظر مي آيند.‌
  5. برخي از ترکيبها خوشايند نبوده حتي زننده هستند.
  6. رنگ متفاوت را براي رساندن يک پيام ويژه بکار ببريد.
  7. تاکيد را با زيرخط يا حروف پررنگ نشان دهيد.
  8. به ياد داشته باشيد که سادگي زيباست.
  • اتلاف وقت هنگام تهيه و نمايش

  1. ايجاد حواس پرتي و اغتشاش ذهني براي شما و شنونده
  2. ايجاد اين تصور که عيوب را با زرق و برق پوشانده ايد.
  3. جاذبه سمينار بايد در محتوا و نحوه ارائه شما باشد.
  4. شيوه نمايش
  5. خط به خط
  6. يا گام به گام
  7. مثل آنچه که مشاهده مي کنيد
  8. بسيار آزار دهنده است.
  9. از آن دوري کنيد مگر در موارد استثنايي.

 

  • چند توصيه

  1. اگر شنونده هستيد، سکوت، نشانه احترام به ارائه کننده است.
  2. اگر سئوال کننده هستيد، سئوال و جواب طولاني را به بعد از جلسه موکول نماييد.
  3. در جلسات دفاع از رساله، تشريفات (عکاسي، فيلم برداري، اهداي گل و شيريني و نظاير آنرا) را به بعد از ختم کامل جلسه و آنهم پس از اعلام قبولي موکول کنيد.

 

  • خاتمه

در اینجا نکاتی تقديم دانشجويان ارشد گرديد که اميد است در بهبود کيفيت ارائه سمينار آنان موثر واقع گردد.

باتشکر

 

حامد آقازاده

مهندسی داروسازی دانشگاه تهران.

1 نظر